Opslag en beheer van archieven.

Vernietigen is geen optie. Weggooien voorlopig evenmin. Met alle gevolgen van dien. De opslag en het beheer van archieven is binnen bedrijven en organisaties vaak een ondergeschoven kindje. Extern uitbesteden stuit op een bekend vooroordeel: te duur. TopMovers biedt het MKB een uitstekend alternatief. Tegen scherpe prijzen worden uw documenten veilig en schoon opgeslagen in gesloten containers.

TopMovers heeft dit onderdeel van haar activiteiten geprofessionaliseerd. Sindsdien beschikt het bedrijf over moderne faciliteiten voor opslag en beheer van de meest uiteenlopende archieven. Deze worden geplaatst in een beveiligde ruimte met klimaatbeheersing en via een geautomatiseerd systeem zijn archiefstukken snel en eenvoudig op te zoeken. Beheertaken variëren van het opschonen, het opzoeken, het klaarzetten en het bezorgen tot en met het scannen en per
e-mail versturen van stukken. Dit klinkt heel eenvoudig en efficiënt? En dat is het ook!

Een klant vult op mutatielijsten met voorgedrukte nummers in wat hij aan archief wil opslaan. Zo heeft hij direct een overzicht. Het archief wordt vervolgens onder dossiernummer met gekoppelde barcodes bij ons opgeslagen. Heeft een klant iets nodig of moet een deel na een bepaald aantal jaren worden vernietigd, dan stuurt hij op basis van de mutatielijst een mailtje. Wij verwerken de gegevens en vervolgens worden de juiste onderdelen computergestuurd aangereikt en gaan wij ermee aan de slag.

Het bijzondere is dat TopMovers gebruik maakt van containers om archieven in op te slaan. In tegenstelling tot het gebruik van stellingen blijven ze hierdoor schoon, droog, stofvrij en zijn ze veel minder kwetsbaar voor brand, inbraak of ongedierte. De professionaliseringslag werpt inmiddels zijn vruchten af. Op dit moment beheren we niet minder dan 22 kilometer archief voor een diversiteit aan klanten en op jaarbasis maken deze klanten zo’n 3000 keer gebruik van mutaties. Overigens betaalt de klant naar gebruik. Stel, men begint met tien strekkende meter archief en laat na verloop van tijd twee strekkende meter vernietigen, dan worden die direct gecrediteerd.

Op deze wijze betaalt u nooit teveel en is uw archief in goede handen!